Política de Privacidade

ESCRITÓRIO PIRAPORA

1. QUALIFICAÇÃO

ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL PIRAPORA EIRELI EPP, inscrita no CNPJ nº 50.975.242/0001-79, com sede na Rua Emile Pilon, nº 299, Vila Arens II, JUNDIAÍ/SP, CEP.: 13.202-560

2. OBJETIVO

Essa Política de Privacidade tem por objetivo identificar riscos e proteger os interesses dos titulares de dados pessoais e dados pessoais sensíveis (“Dados”), identificando quais são os Dados coletados; qual é o tratamento conferido a eles, estabelecendo como é feita a coleta, o tratamento e a transferência desses dados coletados.

3. DEFINIÇÕES

Controlador – pessoa natural ou jurídica, de direito privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

Dado pessoal – Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

Dado pessoal sensível – Informação pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

DPO – Data Protection Officer – Encarregado de Dados no ESCRITÓRIO PIRAPORA;

LGDP – Lei 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados

Operador – pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

Titulares – Pessoas físicas colaboradores do ESCRITÓRIO PIRAPORA identificado como (“Titular Colaborador”), Pessoas físicas e jurídicas clientes do ESCRITÓRIO PIRAPORA, que utilizam os serviços contábeis, fiscais, juridico e de departamento pessoal (“Titular Cliente”),  pessoas físicas empregados do Titular Cliente (“Titular Terceiro”) e pessoas físicas ou juridicas fornecedores ou prestadores de serviços (“Titular Fornecedor”).

4. CAMPO DE APLICAÇÃO

Esse procedimento é aplicável a todos os departamentos e todos os empregados do ESCRITÓRIO PIRAPORA.

5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018.

6. DA PROTEÇÃO DE DADOS

6.1. Da Coleta de Dados dos Titulares

 Titular Cliente

Escritório Pirapora coleta os seguintes dados pessoais dos Titulares Clientes: nome, RG, CPF, CNPJ, razão social, endereço, telefone.

Titular Terceiro

Escritório Pirapora coleta os seguintes dados pessoais dos Titulares Terceiro CPF; RG; CNH; Nome; Certidões de Nascimento e Casamento; Título de Reservista; Endereço, Telefone; Imagem; carteira de trabalho; Credenciais de Acesso, Certificados Digitais; Dados Financeiros tais como extratos bancários; Informe de Rendimentos; Financiamentos; de Património; Comprovantes de Escolaridade; PIS.

O ESCRITÓRIO PIRAPORA coleta os seguintes dados pessoais sensíveis dos titulares Terceiro: atestados e laudos médicos;

O ESCRITÓRIO PIRAPORA coleta os seguintes dados pessoais e dados pessoais sensiveis de menores, dependentes dos titulares Terceiros: nome, cpf, certidão de nascimento e carteira de vacinação. Coletamos também declaração de matricula para dependentes maiores de 5 anos.

Titular Colaborador

Escritório Pirapora coleta os seguintes dados pessoais dos Titulares Colaboradores: CPF; RG; CNH; Nome; Certidões de Nascimento e Casamento; Título de Reservista; carteira de trabalho; Comprovantes de Escolaridade;

O ESCRITÓRIO PIRAPORA coleta os seguintes dados pessoais sensíveis dos titulares Colaboradores: atestados e laudos médicos;

O ESCRITÓRIO PIRAPORA coleta os seguintes dados pessoais e dados pessoais sensiveis de menores, dependentes dos titulares colaboradores: nome, cpf, certidão de nascimento e carteira de vacinação. Coletamos também declaração de matricula para dependentes maiores de 5 anos.

Titular Fornecedor

Escritório Pirapora coleta os seguintes dados pessoais dos Titulares Fornecedores: nome, RG, CPF, CNPJ, razão social, endereço, telefone.

6.2. Meios de Coleta

Os meios de coleta de dados são através de e-mail, whatsApp, sites, aplicativos, malotes. Eventualmente, por envelopes fornecidos pelo Titulares.

6.3. Da Finalidade e Autorização Legal

A finalidade de coleta e tratamento de Dados pelo ESCRITÓRIO PIRAPORA é fundamentada estritamente no seu dever contratual com os Titulares.

As hipótese autorizadoras legais de tratamento dos Dados coletados pelo ESCRITÓRIO PIRAPORA estão descritas no data mapping (anexo i), disponbilizado junto ao contrato de serviços, neste mapeamento  contém processo interno de cada tratamento de dados, meio de coleta, local de armazenamento, classificação do dado, base legal, dentre outras informações. A autorização é fundamentada primordialmente nos incisos II e V do art. 7º da LGPD.

6.4. Anuência

A garantia de existência do consentimento para a coleta e tratamento dos dados pelos titulares, a exceção das hipóteses legalmente admitidas que dispensam o consentimento, se dá por meio de elaboração de contrato de prestação de serviços de contabilidade, fiscal e de departamento pessoal, ou Acordo de Tratamento de Dados com o Titular Cliente, firmado entre o ESCRITÓRIO PIRAPORA e o Titular Cliente, onde Titular Cliente autoriza expressamente o tratamento de seus Dados pela A ESCRITÓRIO PIRAPORA, e assume a inteira responsabilidade pela existência de consentimento válido em relação aos Dados do Titular Terceiro.

6.5. Do Armazenamento e Proteção

Os Dados são armazenados em sistemas seguros do  ESCRITÓRIO PIRAPORA, ambiente de rede com acesso controlado e restrito aos colaboradores autorizados. Os acessos são disponibilizados apenas aos colaboradores que necessitam destes Dados para o exercício de suas funções, exclusivamente para atendimento de obrigações legais e do escopo do contrato de serviços

Os Dados armazenados entram na política de backup e guarda de dados do ESCRITÓRIO PIRAPORA, armazenados em nuvem privada no Brasil, protegidos por criptografia de 256 bits.

6.6. Da Eliminação dos Dados

Após a expiração do prazo de guarda definido pela política do ESCRITÓRIO PIRAPORA, os dados são completamente eliminados do ambiente de rede do ESCRITÓRIO PIRAPORA através de deleção digital. 

Documentos armazenados pelo meio fisico são triturados antes de serem descartados.

Eventualmente, os dados fisicos são devolvidos ao Titular Cliente.

6.7. Do Processamento dos Dados Pessoais

Todos os meios de coleta são protegidos de acordo com a política de segurança da informação do ESCRITÓRIO PIRAPORA, que entre outros, estabelece que e-mails são criptografados. Há exigência de troca de senhas mensalmente, e os acessos são passiveis de auditoria periódica, hoje estabelecida periodicidade de 12 (doze) meses.

O ESCRITÓRIO PIRAPORA adotou Whatsapp em celulares internos de posse do ESCRITÓRIO PIRAPORA. Ainda assim, a politica da empresa é de utilizar whatsapp apenas em casos de estrita finalidade de contato facilitado, evitando transito de dados pessoais e confidenciais. 

Os malotes e envelopes são evitados pelo ESCRITÓRIO PIRAPORA, contudo em eventual necessidade, os malotes e envelopes enviados pelo ESCRITÓRIO PIRAPORA são lacrados para evitar e identificar violação no transporte. 

O ESCRITÓRIO PIRAPORA reforça aos controladores e titulares dos dados a importância da adoção de lacres.

Os Dados pessoais são processados no sistema ERP da companhia, hospedado em servidor on-premises protegidos por firewall, antivírus, antimalware e criptografia de discos. Os usuários do ERP são permissionados de acordo com a necessidade de acesso e auditados pelos logs do sistema ERP. Certificados digitais são utilizados dentro do ERP para integração com portais e web services do governo.

6.8. Da Finalidade

Os Dados são coletados e tratados única e exclusivamente para a finalidade de prestação de serviços a que se propõe o ESCRITÓRIO PIRAPORA, qual seja, prestação de serviços de abertura, alteração e encerramento de empresas, serviços contábeis, fiscais e de departamento pessoal.

São obrigações contábeis, fiscais e de departamento pessoal: a constituição, alteração e baixa de empresas em nome do titular; o registro contábil de valores a receber e a pagar para terceiros para fins de pagamento, recebimento e apuração resultado financeiro e fiscal das empresas clientes; a entrega de declarações e obrigações acessórias para fins de apuração de impostos a pagar como DIRF, DCTF, EFD, SPED, PDDAS e DEFIS; a entrega de obrigações de folha de pagamento, como SEFIP, CAGED, RAIS, CAT, PPP, DIRF, MANAD e folha de pagamento e benefícios trabalhistas, bem como o cumprimento de decisões judiciais trabalhistas.

6.9. Do Compartilhamento

Há o compartilhamento de dados com os governos federal, estadual e municipal para atendimento de obrigações acessórias legais do Titular Cliente, e com as instituições bancárias para processamento de pagamentos. O compartilhamento de dados é feito apenas em relação aos dados essenciais para o cumprimento de cada obrigação, e utiliza as ferramentas disponibilizadas pelas entidades governamentais e bancárias recebedoras dos Dados. 

Os dados são compartilhados com um datacenter para backup das informações, criptografados em transito e repouso. Eventualmente compartilhados a softwarehouse para a finalidade exlusiva reparo do banco de dados.

6.10. Do Prazo de Retenção

Os Dados coletados são utilizados e armazenados durante o tempo necessário à prestação e serviços ESCRITÓRIO PIRAPORA e após a cessação da prestação de serviços, são armazenados pelo período de obrigação legal de armazenamento ou manifestação do titular.

6.11. Da Violação De Dados

O colaborador do ESCRITÓRIO PIRAPORA que obtiver acesso indevido ou presenciar qualquer acesso indevido deverá notificar o encarregado de proteção de dados através do canal de denuncia oferecido no código de conduta para que o incidente seja devidamente investigado e regularizado.

Qualquer violação de Dados e privacidade estão sujeitas as sanções estipuladas pela LGPD, Leis Trabalhistas, e pelas sansões definidas por regulamento interno.

6.12. Do Encarregado de Dados 

O ESCRITÓRIO PIRAPORA possui um encarregado de proteção de dados pessoais. Ele é responsável por:

(i) Manter essa Política de Privacidade de Dados atualizada conforme determinação legal e do Titular Cliente;

(ii) Treinar empregados do ESCRITÓRIO PIRAPORA sobre novas orientações, revisar procedimentos e fiscalizar a atuação correta;

(iii) Receber reclamações e comunicações do titular, prestar esclarecimentos solicitados e adotar providências necessárias diante da solicitação ou reclamação realizada;

(iv) Orientar com periodicidade de 12 (doze) meses, e também a cada atualização legal sobre o tema, os colaboradores e os contratados a respeito das práticas em relação à proteção de dados pessoais;

(v) Executar demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em lei.

6.13. Contato do Encarregado 

E-mail: privacidade@escritoriopirapora.com.br

6.14. Dos Direitos do Titular

O Titular Cliente pode acessar, retificar, limitar o uso ou solicitar a exclusão dos Dados seus ou do Titular Terceiro, além de se opor ao seu tratamento, a qualquer tempo e desde que comunique por escrito ao Encarregado a tempo da ação solicitada, desde que não haja contrariedade à obrigação legal de responsabilidade do ESCRITÓRIO PIRAPORA

Em caso de solicitação de exclusão ou oposição ao tratamento, o ESCRITÓRIO PIRAPORA informará as consequências legais, fiscais e trabalhistas ao Titular Cliente, hipótese em que não caracterizará descumprimento contratual eventual obrigação não cumprida pelo ESCRITÓRIO PIRAPORA relacionada à solicitação do Titular Cliente.

6.15. Princípios da LGPD

Essas regras se aplicam independentemente do local de armazenamento dos dados. Para cumprir a lei, os Dados devem ser coletados e tratados de forma clara e justa, armazenados com segurança e não tratados ou divulgados de forma ilegal. 

Esta política de proteção de dados busca garantir que o ESCRITÓRIO PIRAPORA:

(i) cumpre as leis de proteção de dados e segue as boas práticas;

(ii) protege os direitos de clientes, colaboradores e parceiros;

(iii) é aberto sobre como armazena e processa dados de indivíduos; e

(iv) protege-se do risco de violação de dados.

6.16. Vigência 

As versões dessa Política de Privacidade, com a indicação de sua vigência, são informadas no item 7 deste documento, denominado “Histórico de Revisões”. 

Fica estabelecido o critério mínimo de periodicidade de revisão da Política de Privacidade a cada 12 (doze) meses, reservado o direito/dever de atualização a qualquer tempo, principalmente em função da adequação sobre eventuais alterações legislativas. 

6.17. Atualização e Consentimento

O Titular Cliente no momento da contratação do ESCRITÓRIO PIRAPORA receberá a cópia da Política de Privacidade atualizada, e terá livre acesso à Política de Privacidade atualizada por meio do endereço eletrônico http://escritoriopirapora.com.br/ politicadeprivacidade. Poderá também solicitar por e-mail. O Titular Cliente será também comunicado por e-mail direcionado ao seu representante, a cada atualização.

A manutenção do contrato de prestação de serviços com o ESCRITÓRIO PIRAPORA após a comunicação da atualização da política gera consentimento pelo Titular Cliente sobre tais modificações.

7. HISTÓRICO DE REVISÕES

Revisão   –    00      

Histórico    –   Emissão inicial                

Necessita Treinamento?    Sim      

Emissão – 22/10/2021        

Revisão Programada – 22/10/2022.